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Kanban applicato insieme ai sistemi informativi

 
lean thinking

IL KANBAN E I SISTEMI INFORMATIVI

Nonostante la diffusione dei sistemi kanban, anche nelle piccole/medie realtà italiane, resta accesa la diatriba: come si integrano con i sistemi informativi?
Utilizziamo di proposito il verbo “INTEGRARE” e non “CONCILIARE”, perché vogliamo porre l’accento sul fatto che non si tratta di due sistemi in contrasto, in cui uno escluda l’altro. E’ un continuum: mentre è ovvia, logica ed economica la gestione automatizzata di alcune fasi, in altre una gestione visiva, fisica, anche se manuale, in realtà snellisce le operazioni e da un notevole contributo in termini di buon knowledge management, cioè porta tutte le informazioni necessarie dove servono, alle persone che le devono utilizzare, e nel momento in cui devono essere utilizzate. E, “last but not least”, l’informazione si muove fisicamente con il prodotto, altro fattore che di per sé porta benefici: previene sprechi di tempo per la ricerca del materiale, promuove conoscenza trasversale dei prodotti, previene errori.
Per cominciare la discussione, e garantirci di essere “sulla stessa pagina”, definiamo i termini. Cosa intendiamo per KANBAN, e cosa per SISTEMI INFORMATIVI? Meglio una precisazione in più che una in meno!

KANBAN

E’ il sistema di utilizzare dei “cartellini” come segnali visivi per controllare il flusso di materiali e prodotti. KANBAN significa “segnale per fare”, o comprare, o muovere, a seconda del tipo. A grandi linee, si distinguono 2 tipi di Kanban:
  • kanban produttivo, nel quale il cartellino è il “segnale per produrre”, quindi deve contenere tutte le informazioni necessarie alla produzione (es: linea, dimensione lotto, etc)
  • kanban di ripristino materiale, nel quale il cartellino è il “segnale per procurare”, e deve contenere le informazioni necessarie al ripristino (es: nome/codice fornitore, lead time, etc)

SISTEMI INFORMATIVI

Sono i sistemi informatici di supporto alla produzione, dove vengono gestite le anagrafiche (materiale, prodotto, fornitore, cliente,etc), la programmazione a medio/lungo termine, i dati finanziari.
Ovviamente i sistemi che più devono interfacciarsi con i Kanban sono gli MRP (Materials Requirements Planning) e MRP2 (Materials requirements + Capacity Resources = Manufacturing Resource Planning).

LE LOGICHE MRP E KANBAN

Nella gestione dell’impresa, i 3 macroprocessi che si integrano sono progettazione, produzione e distribuzione. Il Kanban trova il suo utilizzo ideale nel processo produttivo.
Il valore che il Kanban aggiunge è l’informazione immediata, chiara e visibile a tutti di che cosa serve al momento.
Il cambiamento che introduce, rispetto alla produzione tradizionale, è il passaggio dallo “spinto” al “tirato”.
In assenza di segnale, la produzione, o il riordino, avvengono in base ad una programmazione basata sulle previsioni: si produce per ottimizzare la capacità, per “fare volumi”, e si ordina in base all’offerta, spesso in alti volumi perché, a prima vista, più “conveniente”. E’ evidente che le previsioni sono frutto di studi ed analisi accurate, ma rimangono previsioni, cioè non ci dicono cosa esattamente il cliente vuole ora, ma cosa noi pensiamo che vorrà nel medio/lungo termine. La Produzione è quindi “spinta”: la programmazione dice cosa fare, e il magazzino prodotto finito, quando riceve il prodotto, trova lo spazio per stoccarlo.


Ovviamente le operazioni sono coordinate, le informazioni girano tramite il sistema informativo, e ci sono specifici ruoli di emissione e ricezione informazioni.
Se invece rovesciamo il punto di vista, e decidiamo di produrre/procurare solo quello che serve, nelle quantità richieste e nel momento in cui serve, abbiamo bisogno di informazioni molto accurate, precise e specifiche per ogni singolo item/lotto da produrre, sequenziali, e in questo caso le informazioni non possono arrivare “da monte”, nel processo, dovranno necessariamente arrivare dal cliente, o dal magazzino finale se i lead time di produzione, o la particolare criticità degli articoli, determinino la necessità di gestire un supermarket. Quindi si crea la produzione “tirata”:




I simboli incorniciati in rosso sono definiti “withdrawal kanban”, cioè segnali di ripristino. Il cartellino nel magazzino finale, o, ancora meglio, direttamente proveniente dal distributore, indica che è necessario ripristinare quel particolare prodotto, perché è stato richiesto, o perché occorre ripristinare il livello minimo di scorta.
Il simbolo incorniciato in azzurro è invece il kanban di produzione, e indica che è necessario produrre il pezzo. La produzione a sua volta innescherà delle richieste di componenti dai fornitori, e di conseguenza segnali di ripristino.

INTEGRARE MRP E KANBAN

I nostri sistemi informativi contengono quantità incredibili di dati, necessari per la gestione dell’impresa. Il sistema kanban non si propone di eliminarli e passare ad una gestione manuale, ma di integrare i due sistemi per passare ad una logica “tirata” e “just in time”, mantenendo però la visione a medio/lungo termine.
I sistemi informativi ci aiuteranno a gestire tutti i dati relativi ai clienti, ordini, fornitori, prodotti, prezzi, etc, e a fare previsioni di vendita per gestire nel medio termine risorse e impianti, e mantenere aperta la comunicazione con i fornitori riguardo alle esigenze a medio termine, per permettere loro la relativa programmazione (approvvigionamento materiali critici, pianificazione processi con lead time molto lunghi…).
Il kanban, affiancato a questo, ci permette di rispondere in modo veloce e flessibile ad un mercato sempre più dinamico, e alla congiuntura economica che ci impone di ridurre le spese, e quindi le scorte. Inoltre lo stesso sistema kanban, con i codici a barre, può essere gestito parzialmente in modo elettronico, anche se bisogna stare attenti a non “farsi prendere la mano”: il cartellino fisico è necessario, e non può essere sostituito da una videata!
E se ci ricordiamo i sette peccati…pardon sprechi, la cui continua eliminazione è uno dei caposaldi della produzione snella, è evidente che l’implementazione dei sistemi kanban prevengono la sovraproduzione, che è il peggiore dei 7, in quanto si trascina ovviamente gli altri 7: se produco ciò che non serve, è comunque una produzione, quindi produrrò anche difetti, attese, movimentazioni, step produttivi inutili, stoccaggi, spostamenti di persone. 
Per concludere, vogliamo sottolineare dei benefici che non sempre vengono tenuti nella giusta considerazione, che derivano dal rendere chiare ed evidenti a tutti le necessità, e le informazioni per soddisfarle:
  1. Tutti gli addetti sono sempre al corrente delle priorità
  2. Le persone sono in grado di fare in autonomia ciò che serve quando serve, non hanno bisogno di aspettare che venga assegnato il lavoro da qualcuno (= riduzione indiretti)
  3. Si elimina documentazione inutile (pianificazioni giornaliere, task lists…)
  4. In genere si produce un innalzamento del livello delle conoscenze e della collaborazione
Il kanban agisce quindi anche da visual management, con il relativo potere di coinvolgimento e motivazione sul personale operativo.